Process

Back
PP5.3, R0, February 2026

Öğrenci İşleri Süreci

Generate PDF
PROCESS COORDINATOR: orhan.gunduz@ozal.edu.tr
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Yüksekokullar, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: Öğrencilerin kayıt, ders kaydı, devam, not, mezuniyet ve diploma işlemlerini kapsar.
ENTRIES RESOURCES OUTPUTS
• ÖSYM sonuçları
• Öğrenci belgeleri
• Akademik takvim
• Müfredatlar
Ofis ortamı
Bilgisayar vb. teknolojik altyapı - donanım
İnsan kaynakları
EBYS
KAYSİS ve Yasal Mevzuat
• Kayıtlı öğrenci listeleri
• Mezuniyet belgeleri
• Diplomalar
Activities

F5.3.1 Akademik takvim işlemleri

Show
Goal of the Activity: Akademik takvimin eğitim-öğretim planlamasına uygun olarak yürütmek
Units in Which the Activity Is Carried Out: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • İlgili Birimlerden akademik takvimlerin talep edilmesi.
  • Senatoya sunulması.
  • Senato onayından sonra bütün birimlere dağıtım yapılıp, Üniversite web sayfasında ilan edilmesi.

  • EBYS

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası
Tracking Criterion:

F5.3.2 Kontenjan işlemleri

Show
Goal of the Activity: Doğru ve zamanında kontenjan işlenip eğitim altyapısı olan birime öğrenci yerleştirmek
Units in Which the Activity Is Carried Out: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • İlgili Birimlerden kontenjanların talep edilmesi
  • Senatoya sunulması
  • Senato onayından sonra YÖKSİS Bilgi Sistemine işlenilmesi

  • EBYS

  • ÜNİPA Yazılımı

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası
Tracking Criterion:

F5.3.3 Kayıt işlemleri (DGS, Uluslararası öğrenciler, ek yerleştirme, yatay geçiş, af, özel öğrenci, özel yetenek vb.) / Çift anadal / yandal işlemleri

Show
Goal of the Activity: Kayıt işlemlerini doğru ve etkin şekilde yapmak
Units in Which the Activity Is Carried Out: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Yerleştirme sonuçları açıklandıktan sonra kazanan öğrencilerin bilgileri Öğrenci Bilgi Sistemine ÖSYM tarafından aktarılması.
  • Belirlenen kayıt tarihlerinde elektronik ortamda ve kayıt yerlerinde kayıtların yapılması.
  • Kayıtları tamamlanan öğrencilere Öğrenci Bilgi Sistemine kayıtlanması konusunda web ve yüz yüze  bilgi verilmesi.

  • EBYS

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası
Tracking Criterion:

F5.3.4 Değişim ve özel öğrenci işlemleri

Show
Goal of the Activity: Değişim ve özel öğrencilikle ilgili yapılan başvuruların değerlendirilmek, sonuçlandırılmak ve yayınlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Yüksekokullar, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • İlgili Birimlerden değişim ve özel öğrenci kontenjanları talep edilir.
  • Senatoya sunulur.
  • Senato onayından sonra ilgili Birimlere iletilir.

  • EBYS

  • Web Sayfası
Tracking Criterion:

F5.3.5 Not girişi (tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi) işlemleri

Show
Goal of the Activity: Not girişlerinin belirlenen süre içinde doğru ve eksiksiz olarak yapılması
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Belirlenen sürelerde Öğrenci Bilgi Sisteminin not girişine açılması.
  • Not girişleri için belirlenen süre bitiminde Öğrenci Bilgi Sisteminin kapatılması.
  • Tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi yapıldığında Öğrenci Bilgi Sistemine not girişlerinin yapılması.

  • EBYS

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası
Tracking Criterion:

F5.3.6 Mezuniyet, diploma, diploma eki işlemleri

Show
Goal of the Activity: Mezuniyet işlemlerinin yapıldıktan sonra diploma ve mezuniyet belgelerinin düzenlenmesine ilişkin çalışmaların tamamının hızlı ve etkin bir şekilde yapılması
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Mezun olmaya hak kazanan öğrencilerin durumları transkript belgelerinden incelendikten sonra öğrenci mezuniyetlerinin yapılması.
  • Mezuniyet tarihleri sisteme işlendikten sonra öğrencilere verilecek olan diploma, diploma eki belgelerinin hazırlanması. (Sağlık programlarından mezun olan öğrencilerin diplomaları İl Sağlık Müdürlüklerine ve Sağlık Bakanlığına gönderilmesi.)
  • Arşivlenen diplomaların öğrencilerin talep etmeleri durumunda teslim edilmesi.

  • EBYS

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası
Tracking Criterion:

F5.3.7 Öğrenci burs işlemleri

Show
Goal of the Activity: Genel Sekreter İdari ve Mali İşler Birim Yöneticisi Öğrenci İşleri Daire Başkanı ÖİDB Burs İşlemleri Ofisi Personeli Rektör Rektör Yardımcısı Strateji Geliştirme Daire Başkanı
Units in Which the Activity Is Carried Out: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Yüksekokullar, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Üniversite Vakfı ve özel kuruluşlarca verilecek olan burslara ilişkin başvuru şartları ve tarihlerinin web sayfamızdan ve sosyal medyadan duyurulması.
  • Burs almaya hak kazanan öğrencilerin listelerinin ilgili Birimlere iletilmesi.
  • Öğrencilere ödenecek olan burslara ait ücretlerin aktarımın yapılması için Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile yazışma yapılması.
  • Yazışma sonrasında hesaplara aktarılan ücretin bankaya ve öğrenci hesaplarına yatırılması.

  • EBYS

  • YÖKSİS

  • MYS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası
Tracking Criterion:

F5.3.8 Öğrenci özlük işlemleri ve belge işlemleri

Show
Goal of the Activity: Öğrenci belge ve özlük işlemleri için belge talep edilmesi. Talep edilen belgenin hazırlanıp ilgili öğrenciye teslim edilmesi.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type

  • EBYS

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası
Tracking Criterion:

Risks:

Öğrenci işlemlerinin yürütülmesinde gecikmeler yaşanması

F5.3.9 Müfredat güncelleme işlemleri

Show
Goal of the Activity: Eğitim-Öğretim süresi boyunca öğrencilerin bağlı oldukların müfredatlar da yer alan derslerdeki değişiklikleri güncellemek
Units in Which the Activity Is Carried Out: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Yüksekokullar, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Müfredatla ilgili taleplerin toplanması.
  • Eğitim Komisyonunda değerlendirilmesi.
  • Senatoya sunulması.
  • Öğrenci Bilgi Sisteminde değişikliklerin yapılması.

  • EBYS

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası
Tracking Criterion:

F5.3.10 Yaz okulu işlemleri

Show
Goal of the Activity: Açılacak olduğu dönemlerde yaz okulu çalışmalarının yürütülmesini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Yaz okulu açacak olan Birimlerden derslerin talep edilmesi.
  • Öğrenci Bilgi Sisteminde derslerin açılması, webde ilan edilmesi.
  • Web sayfamızda duyuru yapılarak ders kayıtlarının yapılması.

  • EBYS

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası
Tracking Criterion:

F5.3.11 Ders kayıtlanma işlemleri

Show
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • İlgili yıl/yarıyılda açılacak derslerin birimlerden talep edilmesi.
  • Öğrenci Bilgi Sisteminde derslerin açılması.
  • Web sayfamızda duyuru yapılarak ders kayıtlarının yapılması.

  • EBYS

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası
Tracking Criterion:

F5.3.12 Öğrenci veri tabanı yönetilmesi işlemleri

Show
Goal of the Activity: Öğrencilerin almış oldukları ders ve notların yedeklenmesine ilişkin yapılacak olan çalışmaların yürütülmesini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Yüksekokullar, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Bilgi yönetim sistemi üzerinden yazılım sisteminin bilgi akışının ve destek hizmetlerinin sağlanması.

  • EBYS

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası
Tracking Criterion:

F5.3.13 Katkı payı ve öğrenim ücretleri işlemleri

Show
Goal of the Activity: Öğrenciden öğrenim hayatı boyunca alınacak olan öğrenim ücretlerinin takibinin yapılması ve ücretlerin güncellenme işlemlerini yürütmek
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Üniversitemizde kayıtlı olan öğrencilerden dönem uzatan, uluslararası öğrenciler ve birden fazla yükseköğretim kurumuna kayıtlı öğrencilerin Öğrenci Bilgi Sisteminde borçlandırılması.
  • Ödeme işlemlerinin Öğrenci Bilgi Sistemi üzerinde takip edilmesi.

  • EBYS

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası
Tracking Criterion:

v1.8.13
TR