Süreç
PP5.3, R0, Şubat 2026
Öğrenci İşleri Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: orhan.gunduz@ozal.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Yüksekokullar, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Öğrencilerin kayıt, ders kaydı, devam, not, mezuniyet ve diploma işlemlerini kapsar.
GİRDİLER
KAYNAKLAR
ÇIKTILAR
• ÖSYM sonuçları
• Öğrenci belgeleri
• Akademik takvim
• Müfredatlar
Ofis ortamı
Bilgisayar vb. teknolojik altyapı - donanım
İnsan kaynakları
EBYS
KAYSİS ve Yasal Mevzuat
• Kayıtlı öğrenci listeleri
• Mezuniyet belgeleri
• Diplomalar
Faaliyetler
F5.3.1 Akademik takvim işlemleri
Faaliyetin Amacı: Akademik takvimin eğitim-öğretim planlamasına uygun olarak yürütmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- İlgili Birimlerden akademik takvimlerin talep edilmesi.
- Senatoya sunulması.
- Senato onayından sonra bütün birimlere dağıtım yapılıp, Üniversite web sayfasında ilan edilmesi.
-
EBYS
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
- ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F5.3.2 Kontenjan işlemleri
Faaliyetin Amacı: Doğru ve zamanında kontenjan işlenip eğitim altyapısı olan birime öğrenci yerleştirmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- İlgili Birimlerden kontenjanların talep edilmesi
- Senatoya sunulması
- Senato onayından sonra YÖKSİS Bilgi Sistemine işlenilmesi
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
- ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F5.3.3 Kayıt işlemleri (DGS, Uluslararası öğrenciler, ek yerleştirme, yatay geçiş, af, özel öğrenci, özel yetenek vb.) / Çift anadal / yandal işlemleri
Faaliyetin Amacı: Kayıt işlemlerini doğru ve etkin şekilde yapmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Yerleştirme sonuçları açıklandıktan sonra kazanan öğrencilerin bilgileri Öğrenci Bilgi Sistemine ÖSYM tarafından aktarılması.
- Belirlenen kayıt tarihlerinde elektronik ortamda ve kayıt yerlerinde kayıtların yapılması.
- Kayıtları tamamlanan öğrencilere Öğrenci Bilgi Sistemine kayıtlanması konusunda web ve yüz yüze bilgi verilmesi.
-
EBYS
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F5.3.4 Değişim ve özel öğrenci işlemleri
Faaliyetin Amacı: Değişim ve özel öğrencilikle ilgili yapılan başvuruların değerlendirilmek, sonuçlandırılmak ve yayınlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Yüksekokullar, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- İlgili Birimlerden değişim ve özel öğrenci kontenjanları talep edilir.
- Senatoya sunulur.
- Senato onayından sonra ilgili Birimlere iletilir.
-
EBYS
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F5.3.5 Not girişi (tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi) işlemleri
Faaliyetin Amacı: Not girişlerinin belirlenen süre içinde doğru ve eksiksiz olarak yapılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Belirlenen sürelerde Öğrenci Bilgi Sisteminin not girişine açılması.
- Not girişleri için belirlenen süre bitiminde Öğrenci Bilgi Sisteminin kapatılması.
- Tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi yapıldığında Öğrenci Bilgi Sistemine not girişlerinin yapılması.
-
EBYS
- YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F5.3.6 Mezuniyet, diploma, diploma eki işlemleri
Faaliyetin Amacı: Mezuniyet işlemlerinin yapıldıktan sonra diploma ve mezuniyet belgelerinin düzenlenmesine ilişkin çalışmaların tamamının hızlı ve etkin bir şekilde yapılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Mezun olmaya hak kazanan öğrencilerin durumları transkript belgelerinden incelendikten sonra öğrenci mezuniyetlerinin yapılması.
- Mezuniyet tarihleri sisteme işlendikten sonra öğrencilere verilecek olan diploma, diploma eki belgelerinin hazırlanması. (Sağlık programlarından mezun olan öğrencilerin diplomaları İl Sağlık Müdürlüklerine ve Sağlık Bakanlığına gönderilmesi.)
- Arşivlenen diplomaların öğrencilerin talep etmeleri durumunda teslim edilmesi.
-
EBYS
- YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F5.3.7 Öğrenci burs işlemleri
Faaliyetin Amacı: Genel Sekreter
İdari ve Mali İşler Birim Yöneticisi
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Burs İşlemleri Ofisi Personeli
Rektör
Rektör Yardımcısı
Strateji Geliştirme Daire Başkanı
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Yüksekokullar, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Üniversite Vakfı ve özel kuruluşlarca verilecek olan burslara ilişkin başvuru şartları ve tarihlerinin web sayfamızdan ve sosyal medyadan duyurulması.
- Burs almaya hak kazanan öğrencilerin listelerinin ilgili Birimlere iletilmesi.
- Öğrencilere ödenecek olan burslara ait ücretlerin aktarımın yapılması için Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile yazışma yapılması.
- Yazışma sonrasında hesaplara aktarılan ücretin bankaya ve öğrenci hesaplarına yatırılması.
-
EBYS
- YÖKSİS
-
MYS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F5.3.8 Öğrenci özlük işlemleri ve belge işlemleri
Faaliyetin Amacı: Öğrenci belge ve özlük işlemleri için belge talep edilmesi.
Talep edilen belgenin hazırlanıp ilgili öğrenciye teslim edilmesi.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
-
EBYS
- YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
Riskler: Öğrenci işlemlerinin yürütülmesinde gecikmeler yaşanması
F5.3.9 Müfredat güncelleme işlemleri
Faaliyetin Amacı: Eğitim-Öğretim süresi boyunca öğrencilerin bağlı oldukların müfredatlar da yer alan derslerdeki değişiklikleri güncellemek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Yüksekokullar, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Müfredatla ilgili taleplerin toplanması.
- Eğitim Komisyonunda değerlendirilmesi.
- Senatoya sunulması.
- Öğrenci Bilgi Sisteminde değişikliklerin yapılması.
-
EBYS
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F5.3.10 Yaz okulu işlemleri
Faaliyetin Amacı: Açılacak olduğu dönemlerde yaz okulu çalışmalarının yürütülmesini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Yaz okulu açacak olan Birimlerden derslerin talep edilmesi.
- Öğrenci Bilgi Sisteminde derslerin açılması, webde ilan edilmesi.
- Web sayfamızda duyuru yapılarak ders kayıtlarının yapılması.
-
EBYS
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F5.3.11 Ders kayıtlanma işlemleri
Faaliyetin Amacı:
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- İlgili yıl/yarıyılda açılacak derslerin birimlerden talep edilmesi.
- Öğrenci Bilgi Sisteminde derslerin açılması.
- Web sayfamızda duyuru yapılarak ders kayıtlarının yapılması.
-
EBYS
- YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F5.3.12 Öğrenci veri tabanı yönetilmesi işlemleri
Faaliyetin Amacı: Öğrencilerin almış oldukları ders ve notların yedeklenmesine ilişkin yapılacak olan çalışmaların yürütülmesini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Yüksekokullar, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Bilgi yönetim sistemi üzerinden yazılım sisteminin bilgi akışının ve destek hizmetlerinin sağlanması.
-
EBYS
- YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F5.3.13 Katkı payı ve öğrenim ücretleri işlemleri
Faaliyetin Amacı: Öğrenciden öğrenim hayatı boyunca alınacak olan öğrenim ücretlerinin takibinin yapılması ve ücretlerin güncellenme işlemlerini yürütmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Üniversitemizde kayıtlı olan öğrencilerden dönem uzatan, uluslararası öğrenciler ve birden fazla yükseköğretim kurumuna kayıtlı öğrencilerin Öğrenci Bilgi Sisteminde borçlandırılması.
- Ödeme işlemlerinin Öğrenci Bilgi Sistemi üzerinde takip edilmesi.
-
EBYS
- YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
Öğrenci İşleri Süreci
| SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: orhan.gunduz@ozal.edu.tr | ||
| SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Yüksekokullar, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | ||
| YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| SÜRECİN AMACI: Öğrencilerin kayıt, ders kaydı, devam, not, mezuniyet ve diploma işlemlerini kapsar. | ||
| GİRDİLER | KAYNAKLAR | ÇIKTILAR |
|---|---|---|
• ÖSYM sonuçları • Öğrenci belgeleri • Akademik takvim • Müfredatlar |
Ofis ortamı Bilgisayar vb. teknolojik altyapı - donanım İnsan kaynakları EBYS KAYSİS ve Yasal Mevzuat |
• Kayıtlı öğrenci listeleri • Mezuniyet belgeleri • Diplomalar |
Faaliyetler
F5.3.1 Akademik takvim işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Akademik takvimin eğitim-öğretim planlamasına uygun olarak yürütmek | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.2 Kontenjan işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Doğru ve zamanında kontenjan işlenip eğitim altyapısı olan birime öğrenci yerleştirmek | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.3 Kayıt işlemleri (DGS, Uluslararası öğrenciler, ek yerleştirme, yatay geçiş, af, özel öğrenci, özel yetenek vb.) / Çift anadal / yandal işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Kayıt işlemlerini doğru ve etkin şekilde yapmak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.4 Değişim ve özel öğrenci işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Değişim ve özel öğrencilikle ilgili yapılan başvuruların değerlendirilmek, sonuçlandırılmak ve yayınlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Yüksekokullar, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.5 Not girişi (tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi) işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Not girişlerinin belirlenen süre içinde doğru ve eksiksiz olarak yapılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.6 Mezuniyet, diploma, diploma eki işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Mezuniyet işlemlerinin yapıldıktan sonra diploma ve mezuniyet belgelerinin düzenlenmesine ilişkin çalışmaların tamamının hızlı ve etkin bir şekilde yapılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.7 Öğrenci burs işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Genel Sekreter İdari ve Mali İşler Birim Yöneticisi Öğrenci İşleri Daire Başkanı ÖİDB Burs İşlemleri Ofisi Personeli Rektör Rektör Yardımcısı Strateji Geliştirme Daire Başkanı | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Yüksekokullar, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.8 Öğrenci özlük işlemleri ve belge işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Öğrenci belge ve özlük işlemleri için belge talep edilmesi. Talep edilen belgenin hazırlanıp ilgili öğrenciye teslim edilmesi. | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|||
| İzleme Kriterleri: | |||
| Riskler: Öğrenci işlemlerinin yürütülmesinde gecikmeler yaşanması |
|||
F5.3.9 Müfredat güncelleme işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Eğitim-Öğretim süresi boyunca öğrencilerin bağlı oldukların müfredatlar da yer alan derslerdeki değişiklikleri güncellemek | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Yüksekokullar, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.10 Yaz okulu işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Açılacak olduğu dönemlerde yaz okulu çalışmalarının yürütülmesini sağlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.11 Ders kayıtlanma işlemleri
| Faaliyetin Amacı: | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.12 Öğrenci veri tabanı yönetilmesi işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Öğrencilerin almış oldukları ders ve notların yedeklenmesine ilişkin yapılacak olan çalışmaların yürütülmesini sağlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Meslek Yüksekokulları, Fakülteler, Yüksekokullar, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
Bilgi yönetim sistemi üzerinden yazılım sisteminin bilgi akışının ve destek hizmetlerinin sağlanması. |
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.13 Katkı payı ve öğrenim ücretleri işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Öğrenciden öğrenim hayatı boyunca alınacak olan öğrenim ücretlerinin takibinin yapılması ve ücretlerin güncellenme işlemlerini yürütmek | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||