Süreç
PP1.4, R0, Şubat 2026
Süreç Yönetimi Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: orhan.gunduz@ozal.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Rektörlük, Kalite Komisyonu, Süreç Yönetim Komisyonu
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: • Üniversitenin tüm süreçlerinin belirlenmesi, dokümante edilmesi, izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesini kapsar.
GİRDİLER
KAYNAKLAR
ÇIKTILAR
- Stratejik Plan
- Süreç yönetim kılavuzları
- Paydaş görüşleri
Ofis ortamı
Bilgisayar vb. teknolojik altyapı - donanım
İnsan kaynakları
EBYS
Yasal Mevzuat
Süreç Kılavuzları
Bilgi Yönetim Sistemleri
Süreç Kartları
Süreç İzleme Raporları
İyileştirme Planları
Faaliyetler
F1.4.1 Süreçlerin Belirlenmesi
Faaliyetin Amacı: Üniversitenin tüm akademik ve idari işleyişini oluşturan süreçlerin sistematik biçimde tanımlanmasını, sınıflandırılmasını ve dokümante edilmesini sağlamak; süreçler arası ilişkilerin, girdilerin, çıktılarının ve sorumlulukların açık şekilde ortaya konarak kurumsal işleyişin izlenebilir, ölçülebilir ve sürekli iyileştirilebilir bir yapıda yürütülmesine katkıda bulunmak.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Kurumsal işleyişin analizi
Süreç akışlarının belirlenmesi
Süreç kartlarının hazırlanması
Süreçlerin kalite yönetim sistemi yazılımına aktarılması
Rektör Yardımcısı
Rektör
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Dekan
Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü
Kalite Koordinatörü
Birim Kalite Sorumlusu
Kalite Güvence Yönergesi
Kalite Güvence Politikası
UNİKYS
EBYS
Web sayfası
Dijital arşiv
İzleme Kriterleri:
F1.4.2 Süreç Kartlarının Hazırlanması
Faaliyetin Amacı: Üniversite süreçlerinin standart, anlaşılır, izlenebilir ve ölçülebilir bir yapıda yürütülmesini sağlamak amacıyla; her sürece ilişkin hedeflerin, girdilerin, çıktılarının, sorumluların, performans göstergelerinin sistematik biçimde tanımlandığı süreç kartlarını hazırlamak ve kurum genelinde ortak bir süreç yönetim kültürü oluşturmak.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Sürecin girdilerinin ve çıktılarının netleştirilmesi
Gerekli revizyonların yapılması ve nihai hale getirilmesi
Üst yönetim ve kalite komisyonu onayı
Süreç kartlarının kalite yönetim sistemi yazılımına aktarılması
Yıllık gözden geçirme
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
Kalite Güvence Yönergesi
Kalite Güvence Politikası
UNİKYS
EBYS
Dijital arşiv
Fiziki arşiv
Web sayfası
İzleme Kriterleri:
F1.4.3 Süreç Performans Göstergelerinin İzlenmesi
Faaliyetin Amacı: Üniversitenin akademik, idari, destek ve yönetim süreçlerine ait performans göstergelerinin düzenli olarak ölçülmesini, analiz edilmesini ve raporlanmasını sağlayarak; süreçlerin etkinliğini değerlendirmek, iyileştirme alanlarını ortaya koymak ve stratejik hedeflere uyumu izlenebilir bir kalite güvencesi sistemi içinde yürütmek.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Performans verilerinin toplanması
Performans göstergelerinin analiz edilmesi
Performansı düşük süreçler için iyileştirme alanlarının belirlenmesi
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Strateji Geliştirme Daire Başkanı
Dekan
Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü
Bilgi İşlem Daire Başkanı
Kalite Koordinatörü
Kalite Güvence Yönergesi
FR-0493 Birim İyileştirme PUKÖ Takip Formu
UNİKYS
EBYS
Dijital arşiv
Web sayfası
İzleme Kriterleri:
Riskler: Kurumsal süreç kartlarının ve süreç performans göstergelerinin düzenli güncellenmemesi
F1.4.4 Yıllık Gözden Geçirme Toplantıları
Faaliyetin Amacı: Üniversitenin akademik, idari ve kalite güvence süreçlerine ilişkin performans, risk-fırsat değerlendirmeleri, paydaş geri bildirimleri, stratejik hedef gerçekleşmeleri ve süreç iyileştirme ihtiyaçlarının üst yönetim tarafından yılda en az bir kez sistematik biçimde gözden geçirilmesini sağlamak; böylece kurumun kalite güvencesi, yönetişim ve sürekli iyileştirme kültürünün sürdürülebilir ve izlenebilir bir yapıda yürütülmesine katkı sunmak.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Gözden geçirme takviminin oluşturulması
Toplantı girdilerinin toplanması
Gözden geçirme raporunun taslak olarak hazırlanması
Toplantı çağrısının yapılması ve gündemin üyelere iletilmesi
Yıllık Yönetimin gözden geçirmesi (YGG) toplantısının gerçekleştirilmesi
YGG toplantı tutanağı ve kararlarının hazırlanması
Alınan kararların PUKÖ dögüsüne aktarılması
Rektör Yardımcısı
Rektör
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu
Kalite Koordinatörü
Kalite Güvence Yönergesi
FR-0010 Yönetim Gözden Geçirme (YGG) Raporu Formu
FR-0493 Birim İyileştirme PUKÖ Takip Formu
EBYS
UNİKYS
Dijital arşiv
Web sayfası
İzleme Kriterleri:
Süreç Yönetimi Süreci
| SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: orhan.gunduz@ozal.edu.tr | ||
| SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Rektörlük, Kalite Komisyonu, Süreç Yönetim Komisyonu | ||
| YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| SÜRECİN AMACI: • Üniversitenin tüm süreçlerinin belirlenmesi, dokümante edilmesi, izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesini kapsar. | ||
| GİRDİLER | KAYNAKLAR | ÇIKTILAR |
|---|---|---|
|
Ofis ortamı
Bilgisayar vb. teknolojik altyapı - donanım İnsan kaynakları EBYS Yasal Mevzuat Süreç Kılavuzları
Bilgi Yönetim Sistemleri
|
Süreç Kartları
Süreç İzleme Raporları
İyileştirme Planları |
Faaliyetler
F1.4.1 Süreçlerin Belirlenmesi
| Faaliyetin Amacı: Üniversitenin tüm akademik ve idari işleyişini oluşturan süreçlerin sistematik biçimde tanımlanmasını, sınıflandırılmasını ve dokümante edilmesini sağlamak; süreçler arası ilişkilerin, girdilerin, çıktılarının ve sorumlulukların açık şekilde ortaya konarak kurumsal işleyişin izlenebilir, ölçülebilir ve sürekli iyileştirilebilir bir yapıda yürütülmesine katkıda bulunmak. | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
Kurumsal işleyişin analizi
Süreç akışlarının belirlenmesi
Süreç kartlarının hazırlanması
Süreçlerin kalite yönetim sistemi yazılımına aktarılması
|
Rektör Yardımcısı Rektör Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Dekan Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü Kalite Koordinatörü Birim Kalite Sorumlusu |
Kalite Güvence Yönergesi Kalite Güvence Politikası |
UNİKYS
EBYS
Web sayfası
Dijital arşiv |
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.4.2 Süreç Kartlarının Hazırlanması
| Faaliyetin Amacı: Üniversite süreçlerinin standart, anlaşılır, izlenebilir ve ölçülebilir bir yapıda yürütülmesini sağlamak amacıyla; her sürece ilişkin hedeflerin, girdilerin, çıktılarının, sorumluların, performans göstergelerinin sistematik biçimde tanımlandığı süreç kartlarını hazırlamak ve kurum genelinde ortak bir süreç yönetim kültürü oluşturmak. | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
Sürecin girdilerinin ve çıktılarının netleştirilmesi
Gerekli revizyonların yapılması ve nihai hale getirilmesi
Üst yönetim ve kalite komisyonu onayı
Süreç kartlarının kalite yönetim sistemi yazılımına aktarılması
Yıllık gözden geçirme |
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü |
Kalite Güvence Yönergesi Kalite Güvence Politikası |
UNİKYS
EBYS
Dijital arşiv
Fiziki arşiv
Web sayfası |
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.4.3 Süreç Performans Göstergelerinin İzlenmesi
| Faaliyetin Amacı: Üniversitenin akademik, idari, destek ve yönetim süreçlerine ait performans göstergelerinin düzenli olarak ölçülmesini, analiz edilmesini ve raporlanmasını sağlayarak; süreçlerin etkinliğini değerlendirmek, iyileştirme alanlarını ortaya koymak ve stratejik hedeflere uyumu izlenebilir bir kalite güvencesi sistemi içinde yürütmek. | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
Performans verilerinin toplanması
Performans göstergelerinin analiz edilmesi
Performansı düşük süreçler için iyileştirme alanlarının belirlenmesi
|
Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Strateji Geliştirme Daire Başkanı Dekan Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü Bilgi İşlem Daire Başkanı Kalite Koordinatörü |
Kalite Güvence Yönergesi FR-0493 Birim İyileştirme PUKÖ Takip Formu |
UNİKYS
EBYS
Dijital arşiv
Web sayfası |
| İzleme Kriterleri: | |||
| Riskler: Kurumsal süreç kartlarının ve süreç performans göstergelerinin düzenli güncellenmemesi |
|||
F1.4.4 Yıllık Gözden Geçirme Toplantıları
| Faaliyetin Amacı: Üniversitenin akademik, idari ve kalite güvence süreçlerine ilişkin performans, risk-fırsat değerlendirmeleri, paydaş geri bildirimleri, stratejik hedef gerçekleşmeleri ve süreç iyileştirme ihtiyaçlarının üst yönetim tarafından yılda en az bir kez sistematik biçimde gözden geçirilmesini sağlamak; böylece kurumun kalite güvencesi, yönetişim ve sürekli iyileştirme kültürünün sürdürülebilir ve izlenebilir bir yapıda yürütülmesine katkı sunmak. | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
Gözden geçirme takviminin oluşturulması
Toplantı girdilerinin toplanması
Gözden geçirme raporunun taslak olarak hazırlanması
Toplantı çağrısının yapılması ve gündemin üyelere iletilmesi
Yıllık Yönetimin gözden geçirmesi (YGG) toplantısının gerçekleştirilmesi
YGG toplantı tutanağı ve kararlarının hazırlanması
Alınan kararların PUKÖ dögüsüne aktarılması
|
Rektör Yardımcısı Rektör Kalite Koordinatörlüğü Sorumlusu Kalite Koordinatörü |
Kalite Güvence Yönergesi FR-0010 Yönetim Gözden Geçirme (YGG) Raporu Formu FR-0493 Birim İyileştirme PUKÖ Takip Formu |
EBYS
UNİKYS
Dijital arşiv
Web sayfası |
| İzleme Kriterleri: | |||